Rozliczanie samochodu i koszty użytkowania

Individual Fleet Solutions oferuje pomoc zespołu specjalistów, którzy zapewnią profesjonalne wsparcie w zakresie rozliczania kosztów eksploatacji samochodu osobowego w firmie oraz szeroko pojętego kosztu użytkowania floty.

Przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznać się z zasadami rozliczenia samochodu osobowego. Poniżej przybliżamy kilka nadrzędnych zasad związanych z rozliczaniem auta w firmie.

Rozliczenie samochodu osobowego w firmie stanowiącego środek trwały

Przedsiębiorca posiadający samochód osobowy w firmie jako środek trwały może wybierać spośród dwóch metod użytkowania i rozliczania podatku VAT. Pierwsza opcja umożliwia odliczenie 100% podatku VAT, zarówno przy nabyciu samochodu, jak i w przypadku wydatków eksploatacyjnych, włączając zakup paliwa. Aby skorzystać z tej możliwości rozliczania samochodu, przedsiębiorca musi używać pojazdu wyłącznie do celów służbowych. Należy zgłosić samochód w urzędzie skarbowym, prowadzić rejestr kilometrówki do celów VAT oraz ustalić zasady użytkowania pojazdu w specjalnym regulaminie.

Alternatywnie do celów rozliczenia auta w firmie można skorzystać z drugiej opcji, tj. odliczenia 50% VAT od nabycia samochodu, wydatków eksploatacyjnych i zakupu paliwa. Dzięki temu unika się konieczności posiadania obligatoryjnej ewidencji. Tego rodzaju użytkowanie jest określane jako mieszane, przy czym, samochód będący środkiem trwałym co do zasady nie powinien być używany na trasy prywatne.

Rozliczenie kosztów eksploatacji prywatnego samochodu osobowego w firmie

Jeśli przedsiębiorca chce używać prywatnego samochodu zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych, obowiązuje go opcja odliczenia 50% podatku VAT. Od 1 stycznia 2019 roku podatnicy korzystający z prywatnego samochodu w firmie nie muszą prowadzić kilometrówki do celów podatku dochodowego (uwaga! Kilometrówka dla celów PIT nie jest tożsama z kilometrówką dla celów VAT).

Koszty związane z eksploatacją pojazdu prywatnego, takie jak zakup paliwa, przeglądy, ubezpieczenie, części samochodowe są zaliczane jako koszty w wysokości 20% poniesionych wydatków. Od stycznia 2019 roku przy rozliczeniu kosztów eksploatacji samochodu prywatnego nie ma możliwości skorzystania z limitu przeliczanego jako stawka x przebyte kilometry w celach firmowych.

Posiadanie tytułu własności samochodu osobowego nie gwarantuje automatycznego uwzględnienia 20% wydatków związanych z eksploatacją i ubezpieczeniem tego pojazdu w firmowych kosztach podatkowych. Takie uwzględnienie jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy ponosi się koszty eksploatacji samochodu osobowego w firmie wynikające z użytkowania pojazdu nie tylko do celów prywatnych, ale też służbowych.

Ubezpieczenie samochodu również jest kosztem

Do kosztów uzyskania przychodów może być zaliczone również ubezpieczenie samochodu osobowego używanego w firmie.

Ubezpieczenie OC można zaliczyć w pełnej kwocie, ubezpieczenie AC - proporcjonalnie do wartości samochodu. Jeżeli wartość pojazdu przekracza 150 000 zł, nadwyżka nad tą kwotą nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Wartość ubezpieczenia samochodu prywatnego używanego również w firmie należy rozliczyć do 20% wartości zakupionej polisy.

Sprzedaż auta i wycofanie samochodu osobowego z firmy

Sprzedaż samochodu będącego środkiem trwałym również podlega opodatkowaniu stawką 23% VAT, ponieważ wiąże się to z powstaniem przychodu. W razie sprzedaży flotowej samochodów zwolnienie z VAT obowiązuje wyłącznie, jeśli przy nabyciu pojazdu przysługiwało prawo do odliczenia VAT, a ponadto w firmie służył on wyłącznie czynnościom nieopodatkowanym.

W sytuacji wycofywania samochodu, jeśli podczas nabycia pojazdu odliczono podatek VAT (całość lub jego część), wycofanie go nawet dla celów prywatnych podlega opodatkowaniu.

Sprzedaż samochodu, który został wycofany z działalności przed upływem 6 lat od wycofania, jest uznawana za przychód z działalności. Konieczne jest wówczas uiszczenie podatku dochodowego, choć nie ma już obowiązku opodatkowania w VAT.