Polityka flotowa powinna jasno określać, do jakich celów można wykorzystywać pojazdy firmowe. Należy zaznaczyć, czy istnieją ograniczenia dotyczące rodzaju lub zakresu działań służbowych oraz ewentualnego używania samochodu do celów prywatnych.
Jeśli firma zezwala na prywatne użytkowanie pojazdów służbowych, podlega to dokładnym regulacjom. Należy określić, kiedy i w jakim zakresie pracownicy mogą korzystać z samochodów poza godzinami pracy, a także jakie koszty (np. paliwo, opłaty drogowe) są pokrywane przez pracownika.
To określenie zasad codziennego korzystania z pojazdów firmowych. Wytyczne powinny być jasne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników, którzy mają dostęp do floty.
Każdy użytkownik pojazdu służbowego musi być świadomy swoich obowiązków. Dotyczą one m.in. dbałości o stan techniczny, przestrzegania zasad ruchu drogowego, a także odpowiedniego reagowania w przypadku uszkodzeń czy potrzeby serwisowania.
Wytyczne dotyczące postępowania w razie wypadku lub awarii obejmują m.in. instrukcję jak zgłaszać takie zdarzenia, kroki postępowania z ubezpieczycielem, a także informację o tym, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie na wypadek tego rodzaju sytuacji.
Regularna konserwacja i serwisowanie są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom oraz utrzymania pojazdów w dobrym stanie. Działania w tym kierunku obejmują monitoring stanu samochodów, a także śledzenie ich wykorzystania. Regulamin polityki flotowej precyzuje, jak powinien wyglądać proces dotyczący serwisowania aut w danej firmie i jakie procedury należy stosować w przypadku wykrycia problemów technicznych.
W przedsiębiorstwie powinna być wyznaczona osoba lub dział odpowiedzialny za zatwierdzanie wszelkich napraw i związanych z nimi kosztów. Jest to ważne dla kontroli wydatków i zapewnienia, że prace serwisowe są wykonywane w sposób efektywny i ekonomiczny.
Jasny podział zadań między Fleet Managerem a użytkownikiem samochodu ma na celu sprawną koordynację operacyjną oraz utrzymanie floty w optymalnym stanie technicznym.
Firma powinna wyraźnie określić, czy i w jakich okolicznościach pracownicy mogą udostępniać pojazdy służbowe osobom trzecim. Jest to ważne zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa, jak i odpowiedzialności prawnej.
W przypadku, gdy firmy ustanawiają limity przebiegu dla swoich pojazdów, należy je sprecyzować.
Polityka flotowa podaje konsekwencje łamania przepisów ruchu drogowego przez użytkowników pojazdów firmowych, zarówno w kontekście prawnym, jak i w ramach zasad obowiązujących w firmie.
Należy ustalić kryteria, które określają, kiedy pojazd jest gotowy do wycofania, np. na podstawie przebiegu, stanu technicznego czy efektywności kosztowej. Decyzja o wycofaniu powinna również uwzględniać aktualną wartość rynkową pojazdu i najlepszy sposób jego zbycia. Właściwe zarządzanie tymi procesami minimalizuje straty finansowe firmy.
