Opieka nad serwisem

Obsługa floty samochodowej

Prawidłowa obsługa floty samochodowej pod względem technicznym wymaga od Fleet Managera dużego zakresu wiedzy o eksploatacji, budowie i serwisowaniu pojazdów, a także umiejętności ograniczania kosztów przy zachowaniu pełnej mobilności. Spore wydatki, jakie każda firma musi ponieść na utrzymanie sprawności floty, obejmujące wykonywanie przeglądów olejowych, bieżących wymian części eksploatacyjnych, wymianę ogumienia czy naprawę usterek wraz z dużą ilością czasu potrzebną do zarządzania całym procesem powodują, że administracja flotą w temacie obsługi technicznej jest dużym wyzwaniem. Sprawne zarządzanie flotą w tym obszarze pozwoli na wygenerowanie oszczędności czasu i redukcję kosztów oraz zapewnienie poprawnej eksploatacji samochodów służbowych. Analogicznie, jeśli opieka techniczna będzie na niewłaściwym poziomie, oprócz wyższych kosztów możemy się mierzyć z brakiem pełnej sprawności floty oraz konsekwencjami związanymi z przekroczeniem terminów przeglądów czy np. brakiem wykonania terminowego badania technicznego, potwierdzającego dopuszczenie samochodu do ruchu.

Fleet Manager - serwis floty

Aby poprawnie realizować zadania związane z wykonywaniem przeglądów gwarancyjnych i wymian wynikających z przewidzianych przez producenta interwałów, Fleet Manager lub osoba odpowiedzialna za nadzór nad flotą samochodową musi w pierwszej kolejności zgromadzić wszystkie podstawowe dane, czyli m.in. ilość kilometrów i czas pomiędzy przeglądami gwarancyjnymi, czas obowiązywania gwarancji fabrycznej lub limit kilometrów ograniczających gwarancję oraz przewidziany maksymalny czas wymiany najważniejszych elementów eksploatacyjnych np. elementów napędu rozrządu, a także terminy końca badań technicznych. W tym celu Fleet Manager może wykorzystać program do zarządzania flotą, który oprócz archiwizacji danych w jednym miejscu będzie również przypominał o zbliżających się terminach, wspomagając pracę Fleet Operatora. Opiekun Floty będzie mógł wtedy na podstawie monitorowania przebiegu kierować pojazdy we właściwym czasie do serwisów, oczywiście pamiętając również o datach jak i o komunikatach wzywających samochód na serwis olejowy, generowanych przez sam komputer pokładowy, co często występuje szybciej niż maksymalny przebieg. Osoba odpowiedzialna za opiekę techniczną nad flotą w porozumieniu z użytkownikiem musi również szybko reagować na bieżące usterki, komunikaty check czy wspomniane wezwania serwisowe. Przy serwisowaniu floty powstają spore koszty, a dobry kierownik floty samochodowej ma tutaj duże możliwości ich zoptymalizowania, poczynając od wyboru najkorzystniejszego dla danej floty serwisu i negocjacji warunków współpracy, po bieżącą kontrolę nad zakresem prac oraz ceną materiałów i usług. Zostaną w ten sposób wychwycone „grzechy” serwisów, które za ten sam przegląd czy wymianę potrafią naliczyć wyższe kwoty, a ma to miejsce nawet w przypadku jednej firmy w zależności tylko od pracownika obsługującego zlecenie. Wybór zakresu prac kierowanych do serwisów ASO lub serwisów niezależnych będzie też miał ogromne znaczenie dla kosztów, jakie wygeneruje obsługa floty.

Fleet Operator – wymiana opon

Zapewnienie mobilności floty wymaga przygotowania samochodów na zmieniające się w zależności pory roku warunki drogowe. Zadaniem Fleet Mangera jest zadbać o wymianę opon na czas. Szczególnie dotyczy to sezonu zimowego, kiedy brak odpowiedniego ogumienia spowoduje „unieruchomienie” pojazdów lub znacząco wpłynie na bezpieczne poruszanie się nimi, ale nie można też zapomnieć o kosztach związanych z szybszym zużywaniem się niewłaściwego rodzaju opon w sezonie letnim. Efektywna obsługa i serwis floty samochodowej w tematyce ogumienia wymaga również odpowiedniego doboru opon względem ich parametrów, kosztów zakupu i szybkości zużycia. Różnice w szybkości zużywania się bieżnika, starzenia się gumy (pękanie) czy ostatnio stosowanego przez niektórych producentów zaniżania wysokości bieżnika powoduje, że optymalny zakup wymaga wiedzy i doświadczenia - najwyższa cena opon nie oznacza wcale, iż będzie to najlepszy wybór dla naszej floty. Zarządzanie wymianą opon może różnić się w zależności, jaka jest polityka flotowa firmy, gdzie niektóre przedsiębiorstwa decydują się na opony wielosezonowe. Ogranicza to same koszty ich sezonowej wymiany i przechowywania, ale jest też kompromisem parametrów i szybkości zużycia. Powszechniej spotyka się jednak zastosowanie we flotach opon lato/zima, które wymaga co prawda opieki nad sezonową wymianą, lecz daje w zamian lepsze parametry. Podyktowane jest to również faktem zakupu samochodów nowych w większości przypadków z ogumieniem letnim (pierwszy montaż opon – standard to opony letnie bez względu na porę roku). Fleet Administrator musi więc nie tylko skoordynować sezonową wymianę, ale zadbać również o odpowiednie wybory.

Fleet Administrator – wsparcie użytkowników floty

W codziennej pracy przy wykorzystaniu firmowych samochodów spotykamy się z wieloma nieprzewidywalnymi sytuacjami, w których Manager Floty powinien zapewniać wsparcie dla użytkowników. Menedżer Floty Samochodowej musi zaopiekować się szkodami komunikacyjnymi, koordynując cały proces, jak również reagować na bieżące usterki samochodów czy wspomagać kierowców wiedzą. Wsparcie dla użytkowników floty jest niezwykle ważne, gdyż oprócz określenia sposobu postępowania w określonej sytuacji np. przy stłuczce czy awarii, odciążając kierowcę, pozwala również na uniknięcie błędów i właściwy sposób postępowania. Nieraz drobne różnice mogą zdecydować o kosztach likwidacji szkody, zapewnienia auta zastępczego czy naprawie samochodu z wykorzystaniem gwarancji. Wsparcie osoby z odpowiednią wiedzą pozwoli na jasne wyjaśnienie kwestii dotyczących bieżącej eksploatacji, uzyskania pomocy w przypadku konieczności doposażenia samochodu czy zapewnienia holowania lub auta zastępczego.

Kierownik Floty Samochodowej - monitorowanie kosztów floty

Nadzór nad kosztami eksploatacyjnymi, generowanymi przez poszczególnych kierowców czy samochody, jest bardzo ważną częścią opieki nad flotą. Administracja floty wymaga zbierania i porównywania danych kosztowych związanych z elementami eksploatacyjnymi samochodu oraz szkodowością. Kontrola floty w tym zakresie pozwala ograniczyć nadużycia i daje możliwość prawidłowej reakcji na ponadnormatywne zużycia. Wykonując okresowy audyt floty lub porównując na bieżąco dane dotyczące różnych użytkowników, możemy spotkać się np. ze zbyt agresywnym stylem jazdy któregoś kierowcy, powodującym szybsze zużycie się elementów samochodu (układu hamulcowego, zawieszenia, opon, silnika itd.). Da nam to możliwość wpłynięcia na kierowcę, ustalenia limitów dla użytkownika czy zorganizowania szkolenia z prawidłowej eksploatacji samochodu.

Cały proces obsługi technicznej samochodów i wielu związanych z tym zagadnień powoduje, że wymaga on dużych umiejętności i zaangażowania. Rekomendujemy wszystkim posiadającym zarówno duże jak i małe floty, aby mocno skupili się na tym obszarze i jeśli nie mają własnego Fleet Managera, skorzystali z usług outsourcingu zarządzania flotą. Pozwoli to prawidłowo zaopiekować się pojazdami i serwisowaniem floty oraz wygeneruje znaczne oszczędności dla firmy, zapewniając jednocześnie optymalną mobilność.