Ubezpieczenie pojazdu w kosztach firmy - jak je zaksięgować?

Proces księgowania kosztów związanych z ubezpieczeniem pojazdu może być skomplikowany, szczególnie z uwagi na różne formy własności aut oraz sposoby ich użytkowania w biznesie. W dzisiejszym artykule omówimy, jak prawidłowo ująć ubezpieczenie pojazdu w kosztach firmy w świetle obowiązujących aktualnie przepisów. Przyjrzymy się także praktycznym aspektom odliczania polis ubezpieczeniowych, aby pomóc przedsiębiorcom w rzetelnych i zgodnych z prawem rozliczeniach podatkowych.

Samochód osobowy w firmie a formy własności

Podatnik może przeznaczyć swój prywatny pojazd do użytku firmowego i zarejestrować to w ewidencji środków trwałych. Przeniesienie własności prywatnego mienia na majątek firmowy wymaga jednak złożenia deklaracji o przeznaczeniu prywatnych przedmiotów na cele działalności.

Coraz większą popularność zdobywają też różne formy umów, takie jak leasing, długoterminowy i krótkoterminowy najem, dzierżawa oraz użyczenie pojazdu od osób trzecich.

W związku z powyższym wyróżnia się kilka rodzajów pojazdów używanych w działalności, zależnie od konkretnej formy ich posiadania:

• własność firmowa – pojazd ujęty w ewidencji środków trwałych firmy, podlegający amortyzacji zgodnie z wybraną metodą i stawką amortyzacyjną;
• własność prywatna – auto należące do podatnika, które nie jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych;
• leasing operacyjny – samochód, który nie jest własnością podatnika i nie jest rejestrowany w ewidencji środków trwałych. Używa się go na podstawie umowy leasingowej;
• leasing finansowy – pojazd wpisany do ewidencji środków trwałych podatnika dokonującego jego amortyzacji;
• najem, dzierżawa, użyczenie – samochód nie jest własnością prywatną ani własnością firmy. Jest wykorzystywany na podstawie umowy zawartej ze stroną trzecią.

Jak uwzględnić ubezpieczenie pojazdu w kosztach podatkowych firmy z uwagi na formę własności?

Własność firmowa

Auta stanowiące własność firmową mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów biznesowych. Konieczne jest zarejestrowanie ich w charakterze pojazdów firmowych. Należy opracować regulamin korzystania z nich, dokonać zgłoszenia do Urzędu Skarbowego na formularzu VAT-26, a ponadto prowadzić rejestr ich użytkowania.

W przypadku pojazdów zarejestrowanych jako firmowe, które będą także używane do celów prywatnych, możliwe jest zaliczenie 100% kosztów polis OC, AC i NNW do kosztów uzyskania przychodu. Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku ubezpieczenia autocasco obowiązuje limit wartości pojazdu w wysokości 150 000 zł.

Własność prywatna

Dla samochodu będącego własnością podatnika, który np. dojeżdża nim do pracy, istnieje możliwość odliczenia 20% kosztów poniesionych na OC, AC i NNW.

Leasing operacyjny i finansowy

Zarówno w leasingu operacyjnym, jak i finansowym koszty polisy ubezpieczeniowej ponosi leasingobiorca. Przy leasingu operacyjnym pojazd nie zostaje ujęty w rejestrze środków trwałych, w przeciwieństwie do leasingu finansowego. Niemniej jednak, w obu przypadkach całość wydatków na polisę ubezpieczeniową można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Najem, użyczenie, dzierżawa

W przypadku najmu i użyczenia właściciel udostępnia pojazd bez przeniesienia własności. W rezultacie, kwestie związane z zawarciem umowy ubezpieczenia pozostają w gestii właściciela. Istnieje jednak możliwość przeniesienia przez właściciela w umowie najmu lub użyczenia obowiązku ubezpieczenia na najemcę lub osobę korzystającą z pojazdu.

Jak księgować ubezpieczenie samochodu ze względu na rodzaj użytkowania?

W wyniku wprowadzenia limitów w uwzględnianiu wydatków na użytkowanie aut w kosztach działalności gospodarczej, wyróżnia się trzy możliwości ich ujmowania.

Samochód używany wyłącznie w firmie - 100% kosztów

Aby móc zaliczyć wszystkie wydatki związane z pojazdem jako koszty działalności gospodarczej, konieczne jest spełnienie określonych w ustawie wymagań. Obowiązkowe jest zgłoszenie pojazdu do odpowiedniego urzędu skarbowego (za pomocą formularza VAT-26). Ponadto trzeba opracować regulamin korzystania z pojazdu w ramach przedsiębiorstwa oraz prowadzić dokładną ewidencję przebiegu.

Nie wolno użytkować takiego samochodu do celów prywatnych i musi on zostać wyposażony w system GPS, a także zabezpieczony przed użytkiem prywatnym.

Auto znajdujące się w rejestrze środków trwałych, używane także prywatnie - 75% kosztów

Jeżeli samochód, który został uwzględniony w rejestrze środków trwałych, jest używany również do celów prywatnych (czyli występuje tzw. użytek mieszany), można odliczyć 75% kosztów związanych z jego użytkowaniem. Limit ten nie obejmuje wydatków na ubezpieczenia OC, AC i NNW.

Pojazd stanowiący własność prywatną, używany także w firmie - 20% kosztów

Kiedy samochód prywatny, nieujęty w rejestrze środków trwałych, użytkowany jest również do prowadzenia działalności gospodarczej, zyskuje się prawo ujęcia 20% poniesionych na niego wydatków, w tym ubezpieczenia samochodu.

Ubezpieczenie pojazdu ujęte w kosztach firmy

Znajomość obowiązujących przepisów podatkowych dotyczących księgowania kosztów ubezpieczenia pojazdów jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy. Właściwe prowadzenie księgowości w tym zakresie pozwala uniknąć nieporozumień z organami podatkowymi i zapewnia klarowność oraz rzetelność w dokumentowaniu wydatków związanych z prowadzeniem firmy.