Aktualności
Sprawdź co u nas słychać!
Sprawdź co u nas słychać!
Program do zarzadzania flotą jest niezbędnym narzędziem dla każdego Fleet Managera który chce aby zarządzanie flotą za którą jest odpowiedzialny było prawidłowym poziomie. Profesjonalny oprogramowanie dedykowane do zarządzania flota jest bardzo ważnym narzędziem które ma szereg zalet, pozwala przede wszystkim na zbieranie w jednym miejscu wszystkich danych dotyczących użytkowanych pojazdów. Sprawne Zarządzanie Flotą wiąże się bezpośrednio gromadzeniem wszelkich danych dotyczących zarówno samego pojazdu, użytkownika samochodu, danych kosztowych, historii napraw czy powstałych szkód. Wprowadzając wszystkie dane do systemu zarządzania flotą możemy je dalej podać analizie która pomoże nie tylko w oszacowaniu podstawowych kosztów ale również wskaże obszary w których koszty można zmniejszyć. Oprogramowanie do zarządzania flotą daje możliwości łatwego generowania raportów dotyczących użytkownej floty gdzie możemy porównać koszty dla poszczególnych pojazdów, np. ilość zużytego paliwa z ilością pokonanych kilometrów co pomoże wyeliminować ewentualne nadużycia. Mamy też pełen dostęp do dat i zakresu prac jakie zostały wykonane w samochodzie oraz wartości faktur kosztowych pozwala to na porównanie zakresu prac, ilości zużytych materiałów czy stawki roboczogodziny. Często można spotkać się z praktyką zarządzania flotą wyłącznie na bazie Exell co oprócz oczywistych ograniczeń wpływa również na mniejszą efektywność Fleet Managemet w Firmie. Jeśli w Naszej Firmie użytkowana jest mała flota samochodów lub nie posiadamy dedykowanego pracownika do opieki nad flotą, nie musimy być od razu skazani na zarządzanie flotą bez nowoczesnych narzędzi i braku kontroli nad kosztami, możemy skorzystać z usługi Outsourcing Zarządzania Flotą gdzie wyspecjalizowana Firma taka jak Idndividual Fleet Solutions zapewni nam rozwiązania flotowe z dostępem do wszystkich danych oraz narzędzia jak np. mobilną aplikację dla użytkowników floty.
Dobry system do zarządzania flotą pozwala na zbieranie i przechowywanie danych dotyczących całej floty samochodów które są wykorzystywane w Naszej Firmie, ale dla ułatwienia opiszemy to na przykładzie pojedynczego samochodu. Dane jakie możemy gromadzić w systemie to min.
Dane podstawowe samochodu: nr rejestracyjny, nr VIN, rok produkcji, data rejestracji, rodzaj paliwa, kolor, ilość miejsc, wersja wyposażenia itp.
Terminy: przeglądów okresowych, wymian oleju, badań technicznych, ważności polis OC/AC, , interwał wymian rozrządu, okres obowiązywania gwarancji, terminy ważności dowodu rejestracyjnego, termin zakończenia umowy leasingowej
Przydziały: przydział pracownika/ pracowników do samochodu, przydział samochodu do działu Firmy lub oddziału Firmy (miejsce powstawania kosztu),
Informację serwisowe: zlecenia serwisowe wykonane i zaplanowane z dokładną data oraz zakresem prac, informacje o szkodach komunikacyjnych, informacje o oponach i ich lokalizacji, itp.
Ubezpieczenia: Informację o polisach OC/AC, Informację o terminach końca polis
Koszty: koszty za przeglądy, koszty za zakup opon, koszty paliwa, koszty myjni, parkowania itp.
Stany licznika: stany licznika z tankowania, stany licznika z badań technicznych, stany licznika z przeglądów, stany licznika z GPS (jeśli samochód jest wyposażony)
Dokumentację: faktury, protokoły przekazania, dokumentację fotograficzną, mandaty, dane kart paliwowych, itp.
Dobry system do zarządzania flota pozwala na wprowadzenie wszystkich danych dotyczących samochodu oraz użytkownika/użytkowników i bieżące uzupełnianie ich o kolejne pozycję. Uzyskujemy w ten sposób rzeczywisty obraz użytkowanego samochodu gdzie mamy w jednym miejscu szybki dostęp do wszelkich informacji, a Fleet Manager uzyskuję szereg podpowiedzi systemowych które informują o zbliżających się terminach przeglądów, badań technicznych, terminach końca polis OC/AC, terminach ważności dokumentów. Pozwala to na terminowe wykonywanie wszelkich czynności związanych z administracja flotą czy serwisowaniem floty bez ryzyka przegapienia dat lub przekroczenia ilości kilometrów co mogło by wiązać się np. z utrata gwarancji, kara administracyjną lub konsekwencjami finansowymi. Z kolei mając dane dotyczące ilości tankowanego paliwa (które można importować np. z kart paliwowych) oraz dane dotyczące przebiegu samochodu - możemy oszacować średnie zużycie paliwa i wyeliminować ewentualne nadużycia. Nie sposób opisać wszystkich korzyści jakie daje zarządzanie flotą przy wykorzystaniu oprogramowania flotowego ale najważniejszymi cechami są możliwości gromadzenia danych i ich późniejszej analizy w postaci wszelkiego rodzaju raportów co pozwala opiekunowi floty na optymalizację kosztów, zmniejszenie ryzyka, oraz znaczna oszczędność własnego czasu.
Aplikacja mobilna jest ważnym uzupełnieniem systemu do zarządzania flotą i oprócz możliwości dostępu do systemu w każdym miejscu dla Fleet Manager, możemy taką aplikację udostępnić również użytkownikom. Pozwala to na obustronną komunikację, zgłoszenie usterek czy wezwań serwisowych, wykonanie np. zdjęć uszkodzeń które trafią bezpośrednio do systemu, oraz wgląd w terminy i zakres prac dla kierowcy samochodu. Dzięki mobilnej aplikacji do zarządzania flotą możemy tez w łatwy sposób tworzyć elektroniczne protokoły przekazania pojazdu zarówno przez osobe zarządzającą flotą jak i pomiędzy samymi użytkownikami czy działami Firmy gdzie możemy dopisać nie tylko uwagi powstałe przy przekazywaniu pojazdu ale również wykonać zdjęcia uszkodzeń, zabrudzeń czy innych nieprawidłowości które zostaną dodane do bazy danych. Jeśli samochód jest wyposażony w GPS możemy też pobrać dokładny przebieg i zaczytać go do protokołu bez konieczności jego ręcznego wpisywania. Wszystko to sprawia iż wydajnie zarządzana flota samochodów nie tylko może ale powinna korzystać z udogodnienia w postaci aplikacji.
Jednym z największych mankamentów flot nie posiadających systemu do zarządzania flotą jest brak prawidłowej archiwizacji danych, dane często są gromadzone w różnych systemach zaczynając od programów księgowych, raportów z kart paliwowych , raportów z GPS, a kończąc na wszelkich zestawieniach w Exell. Rozproszenie miejsc gromadzenia danych w znacznym stopniu zwiększa ryzyko braku prawidłowej kontroli nad powstającymi kosztami oraz powoduję iż część danych może być po prostu utracona co przekłada się na brak właściwej kontroli nad flotą, a do tego wydłuża czas potrzebny do zarządzania pojazdami.
Właściwie w dzisiejszych czasach nie da się w wydajny sposób zarządzać flotą bez użytkowania odpowiedniego oprogramowania. Istnieją więc dwie dobre możliwości, możemy samodzielnie zakupić i wdrożyć oprogramowanie co wiążę się jednak z trudnym wyborem spośród różnych systemów dostępnych na rynku oraz wydatkiem na samo oprogramowanie i szkolenia z obsługi, a także wydłużonym czasem wdrożenia systemu w Firmie. Możemy również powierzyć opiekę nad Naszą Flotą wyspecjalizowanej Firmie która z takiego systemu już korzysta. Polecamy więc każdej Firmie aby przeanalizowali zakup i wdrożenie profesjonalnego oprogramowania lub skorzystanie z usługi Outsourcing Zarządzania Flotą gdzie system do zarządzania flotą przyjdzie wraz z zewnętrzną Firma.
>www.ifsolutions.pl
