shutterstock_1099878668
Aktualności

Sprawdź co u nas słychać!

zarządzanie flotą samochodową

Polityka Flotowa – Regulamin Użytkowania Samochodów

Polityka Flotowa – Zarządzanie Flotą Samochodową

 

Zarządzanie Flotą czy z ang. Fleet Managment jest to cały proces związany z użytkowaniem samochodu w Firmie, poczynając od zbadania potrzeb Firmy, dobrania odpowiednich pojazdów, wyszukania najkorzystniejszych form finansowania, czy określenia jakimi celami będziemy się kierowali przy wyborach rozwiązań oraz wytyczenia ścieżek rozwoju floty. Daje to możliwość zbudowania odpowiedniej polityki flotowej w Firmie (Car policy) i tutaj określimy wszystkie zasady według których zbudujemy Naszą Flotę to w jaki sposób będziemy administrowali flotą, jakie obowiązki będzie miał Fleet Manager, a jakie użytkownicy samochodów, określimy zasady użytkowania pojazdów przez pracowników tworząc regulamin użytkowania pojazdów w Firmie, a także określimy sposoby wycofania pojazdów z użytkowania. Zbierając i spisując to wszystko w całość stworzymy Politykę Flotową dla Naszej Firmy

 

Polityka Flotowa – Regulamin użytkowania samochodów

 

Polityka Flotowa jest zbiorem zasad określającym procedury związane z użytkowaniem pojazdów firmowych. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i zróżnicowania struktur Firmy oraz ilości pojazdów wchodzących w skład Firmowej Floty możemy wprowadzić rozbudowany dokument polityki flotowej określający wszystkie zasady poczynając zasad wyboru samochodów, informacji komu względem obowiązków czy stanowiska przysługuję jaki samochód służbowy, określenia regulaminu użytkowania samochodu a kończąc na zasadach wymiany aut oraz wytycznych co do wycofania pojazdów z eksploatacji. Rozbudowana polityka flotowa wyszczególnia obowiązki zarówno Fleet Managera, Firmy jak i użytkownika pojazdu. Określenie jasnych zasad pozwala na sprawne zarządzanie flotą oraz wytyczenie reguł według których można zarówno wymagać jak i rozliczać. Przy mnie skomplikowanych przypadkach czy mniejszych flotach wystarcza sam regulamin korzystania z samochodów służbowych który powinien być już dokumentem niezbędnym w każdej Firmie.

 

Regulamin użytkowania samochodów służbowych

 

Regulamin użytkowania samochodów służbowych powinien zawierać min: postanowienia ogólne dotyczące samochodu wchodzącego w skład floty firmowej, cele i zakres użytkowania pojazdów, informacje gdzie powstają i w jaki sposób są księgowane koszty eksploatacji, informacji komu i w jaki sposób jest powierzany samochód, zasady korzystania pracownika z pojazdu, obowiązki przestrzegania przepisów i zasad ruchu drogowego, informację kto ponosi odpowiedzialność za mandaty i wykroczenia drogowe, obowiązki dbałości o stan techniczny pojazdu, odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie, zasad korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych, miejsce parkowania, sposób umawiania pojazdu na serwis, metoda zgłaszania usterek, informacje gdzie należy tankować czy w jakiej formie rozliczać zakup paliwa (karta paliwowa), informację o utrzymaniu pojazdu w należytej czystości, to z jakich myjni należy korzystać, wytyczne postepowania w przypadku kolizji / awarii, informacji o dbałości użytkownika o należyte zabezpieczenie pojazdu (zamknięcie wszystkich zamków, nie pozostawianie dokumentów oraz kluczyków w samochodzie itp.), określenie czy istnieją limity przebiegu miesięcznego, czy wyjazdy poza granice kraju są dopuszczalne i jeśli tak co należy zrobić przed wyjazdem, zasady zwrotu pojazdu. Wdrożenie regulaminu użytkowania pojazdu spowoduję że zarówno pracownik korzystający z samochodu będzie znał zasady użytkowania i sposoby postepowania, jak również Fleet Manager czy Zarząd Firmy będzie kierował się jasnymi wytycznymi co ułatwi pracę i zaoszczędzi niepotrzebnych nieporozumień.

 

Polityka Flotowa powinna zwierać

 

  • Sposób określania zapotrzebowania i wyboru samochodów do floty
  • Sposobu określania budżetu oraz księgowania kosztów
  • Przydziału samochodów względem stanowiska czy działu
  • Celów do jakich pojazd służbowy ma być używany
  • Dopuszczenie i sposób użytkowania pojazdu do celów prywatnych
  • Procedur dotyczących codziennej eksploatacji
  • Obowiązków użytkownika
  • Procedur na wypadek kolizji czy awarii
  • Metod wykonywania obsługi eksploatacyjnej
  • Określenie osoby odpowiedzialnej za akceptację napraw i kosztów
  • Podziału zadań pomiędzy Fleet Managera a użytkownika samochodu
  • Ograniczeń co do udzielania samochodu osobom trzecim
  • Określenie limitu przebiegu jeśli taki istnieje
  • Obowiązków przestrzegania przepisów oraz ponoszenia konsekwencji w przypadku ich łamania
  • Sposobu wycofania pojazdu z eksploatacji czy wymiany pojazdu

 

Zasady dotyczące użytkowania pojazdu służbowego można zawrzeć w samym regulaminie użytkowania samochodów służbowych który może być częścią składową dokumentu polityki flotowej lub oddzielnym dokumentem. Regulamin użytkowania samochodów służbowych powinien być wprowadzony w każdej Firmie, nie ma co prawda regulacji prawnych wymagających takiego dokumentu ale jest to zarówno zabezpieczenie na wypadek niecodziennych spornych sytuacji jak i zbiór zasad korzystania z pojazdów wchodzących w skład floty Firmowej. Pracownik Firmy otrzymując regulamin użytkowania powierzonego mu pojazdu wie w jaki sposób korzystać z samochodu, jak postępować oraz czego nie powinno się robić.

 

Jak napisać Regulamin Użytkowania Samochodów Służbowych

 

Zacznij od:

 

Postanowień ogólnych

 

  • definicja regulaminu
  • kogo regulamin obowiązuje
  • co wynika z regulaminu dla pracodawcy i pracownika

 

Powierzenie samochodu

 

  • jaki obowiązki ma pracownik (posiadanie prawa jazdy, brak przeciwskazań do kierowania pojazdami)
  • na jakich zasadach następuje powierzenie pojazdu pracownikowi

 

Zasad korzystania z samochodu

 

  • do jakich celów samochód jest powierzany
  • obowiązków zabezpieczenia pojazdu przed dostępem osób trzecich
  • ograniczeń w wykorzystywaniu pojazdu (np. zakaz użytkowania pojazdu do celów zarobkowych poza Firmą)
  • zasad dotyczących powierzania pojazdu osobom trzecim
  • sposobów zgłaszania usterek/awarii
  • metod wykonywania bieżącej obsługi eksploatacyjnej
  • wytycznych dotyczących rozliczania tankowania, mycia pojazdów, zapłaty za parkingi czy autostrady
  • obowiązki dbania o czystość i stan techniczny pojazdu
  • obowiązkami przestrzegania przepisów i zasad
  • obowiązki zgłoszenia utraty uprawnień
  • postepowania w przypadku wyjazdu poza granice kraju

 

Odpowiedzialności Pracownika

 

  • odpowiadania użytkownika za mandaty i wykroczenia
  • konsekwencji niestosowania się do określonych zasad
  • konsekwencji na wypadek celowego zaniedbania czy wykorzystania samochodu niezgodnie z przeznaczeniem
  • konsekwencji na wypadek kierowania pojazdem pod wpływem alkoholu lub innych niedozwolonych substancji

 

Zasad zwrotu samochodu

 

  • uprawnień pracownika i pracodawcy dotyczących zwrotu pojazdu
  • wytycznych do zwrotu pojazdu np. po ustaniu stosunku pracy, utraty uprawnień
  • wytycznych zwrotu pojazdu na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego

 

Ryzyko braku Polityki Flotowej w Firmie

 

Spisana szczegółowa polityka flotowa czy sam regulamin użytkowania pojazdów służbowych jest dokumentem zawierającym zasady korzystania z samochodów który ma na celu zabezpieczenie interesów Firmy oraz zdefiniowanie przejrzystych zasad i reguł użytkowania samochodów przez pracowników. Dokument polityki flotowej jest też doskonałym narzędziem dla osoby odpowiedzialnej za zarządzanie flotą (Fleet Managera) w przypadku braku dokumentu polityki flotowej narażamy się na ryzyko sporów powstałych w wyniku braku odpowiednich zapisów dotyczących np. szkód komunikacyjnych na skutek jazdy pod wpływem środków odurzających, jazdy bez odpowiednich uprawnień czy celowego uszkodzenia pojazdu gdzie ubezpieczyciel może zakwestionować wypłatę odszkodowania. Narażamy się również na niekontrolowane generowanie zbędnych kosztów czy brak należytej dbałości o terminy przeglądów co może prowadzić do utraty gwarancji czy wprost do powstania awarii i wiele innych mniejszych i większych konsekwencji wynikłych z barku zasad.

 

 

www.ifsolutions.pl

 

 

shutterstock_2110352015
shutterstock_2110352015

Adres:

ul. Bieszkowicka 71, 80-178 Gdańsk

Telefon:

+48 885 750 450

E-mail:

biuro@ifsolutions.pl