Aktualności
Sprawdź co u nas słychać!
Sprawdź co u nas słychać!
Zarządzanie Flotą czy z ang. Fleet Managment jest to cały proces związany z użytkowaniem samochodu w Firmie, poczynając od zbadania potrzeb Firmy, dobrania odpowiednich pojazdów, wyszukania najkorzystniejszych form finansowania, czy określenia jakimi celami będziemy się kierowali przy wyborach rozwiązań oraz wytyczenia ścieżek rozwoju floty. Daje to możliwość zbudowania odpowiedniej polityki flotowej w Firmie (Car policy) i tutaj określimy wszystkie zasady według których zbudujemy Naszą Flotę to w jaki sposób będziemy administrowali flotą, jakie obowiązki będzie miał Fleet Manager, a jakie użytkownicy samochodów, określimy zasady użytkowania pojazdów przez pracowników tworząc regulamin użytkowania pojazdów w Firmie, a także określimy sposoby wycofania pojazdów z użytkowania. Zbierając i spisując to wszystko w całość stworzymy Politykę Flotową dla Naszej Firmy
Polityka Flotowa jest zbiorem zasad określającym procedury związane z użytkowaniem pojazdów firmowych. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i zróżnicowania struktur Firmy oraz ilości pojazdów wchodzących w skład Firmowej Floty możemy wprowadzić rozbudowany dokument polityki flotowej określający wszystkie zasady poczynając zasad wyboru samochodów, informacji komu względem obowiązków czy stanowiska przysługuję jaki samochód służbowy, określenia regulaminu użytkowania samochodu a kończąc na zasadach wymiany aut oraz wytycznych co do wycofania pojazdów z eksploatacji. Rozbudowana polityka flotowa wyszczególnia obowiązki zarówno Fleet Managera, Firmy jak i użytkownika pojazdu. Określenie jasnych zasad pozwala na sprawne zarządzanie flotą oraz wytyczenie reguł według których można zarówno wymagać jak i rozliczać. Przy mnie skomplikowanych przypadkach czy mniejszych flotach wystarcza sam regulamin korzystania z samochodów służbowych który powinien być już dokumentem niezbędnym w każdej Firmie.
Regulamin użytkowania samochodów służbowych powinien zawierać min: postanowienia ogólne dotyczące samochodu wchodzącego w skład floty firmowej, cele i zakres użytkowania pojazdów, informacje gdzie powstają i w jaki sposób są księgowane koszty eksploatacji, informacji komu i w jaki sposób jest powierzany samochód, zasady korzystania pracownika z pojazdu, obowiązki przestrzegania przepisów i zasad ruchu drogowego, informację kto ponosi odpowiedzialność za mandaty i wykroczenia drogowe, obowiązki dbałości o stan techniczny pojazdu, odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie, zasad korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych, miejsce parkowania, sposób umawiania pojazdu na serwis, metoda zgłaszania usterek, informacje gdzie należy tankować czy w jakiej formie rozliczać zakup paliwa (karta paliwowa), informację o utrzymaniu pojazdu w należytej czystości, to z jakich myjni należy korzystać, wytyczne postepowania w przypadku kolizji / awarii, informacji o dbałości użytkownika o należyte zabezpieczenie pojazdu (zamknięcie wszystkich zamków, nie pozostawianie dokumentów oraz kluczyków w samochodzie itp.), określenie czy istnieją limity przebiegu miesięcznego, czy wyjazdy poza granice kraju są dopuszczalne i jeśli tak co należy zrobić przed wyjazdem, zasady zwrotu pojazdu. Wdrożenie regulaminu użytkowania pojazdu spowoduję że zarówno pracownik korzystający z samochodu będzie znał zasady użytkowania i sposoby postepowania, jak również Fleet Manager czy Zarząd Firmy będzie kierował się jasnymi wytycznymi co ułatwi pracę i zaoszczędzi niepotrzebnych nieporozumień.
Zasady dotyczące użytkowania pojazdu służbowego można zawrzeć w samym regulaminie użytkowania samochodów służbowych który może być częścią składową dokumentu polityki flotowej lub oddzielnym dokumentem. Regulamin użytkowania samochodów służbowych powinien być wprowadzony w każdej Firmie, nie ma co prawda regulacji prawnych wymagających takiego dokumentu ale jest to zarówno zabezpieczenie na wypadek niecodziennych spornych sytuacji jak i zbiór zasad korzystania z pojazdów wchodzących w skład floty Firmowej. Pracownik Firmy otrzymując regulamin użytkowania powierzonego mu pojazdu wie w jaki sposób korzystać z samochodu, jak postępować oraz czego nie powinno się robić.
Jak napisać Regulamin Użytkowania Samochodów Służbowych
Zacznij od:
Postanowień ogólnych
Powierzenie samochodu
Zasad korzystania z samochodu
Odpowiedzialności Pracownika
Zasad zwrotu samochodu
Ryzyko braku Polityki Flotowej w Firmie
Spisana szczegółowa polityka flotowa czy sam regulamin użytkowania pojazdów służbowych jest dokumentem zawierającym zasady korzystania z samochodów który ma na celu zabezpieczenie interesów Firmy oraz zdefiniowanie przejrzystych zasad i reguł użytkowania samochodów przez pracowników. Dokument polityki flotowej jest też doskonałym narzędziem dla osoby odpowiedzialnej za zarządzanie flotą (Fleet Managera) w przypadku braku dokumentu polityki flotowej narażamy się na ryzyko sporów powstałych w wyniku braku odpowiednich zapisów dotyczących np. szkód komunikacyjnych na skutek jazdy pod wpływem środków odurzających, jazdy bez odpowiednich uprawnień czy celowego uszkodzenia pojazdu gdzie ubezpieczyciel może zakwestionować wypłatę odszkodowania. Narażamy się również na niekontrolowane generowanie zbędnych kosztów czy brak należytej dbałości o terminy przeglądów co może prowadzić do utraty gwarancji czy wprost do powstania awarii i wiele innych mniejszych i większych konsekwencji wynikłych z barku zasad.
www.ifsolutions.pl
