System zarządzania flotą pojazdów

Program do zarządzania flotą pojazdów

Program do zarządzania flotą jest niezbędnym narzędziem dla każdego Fleet Managera dążącego do tego, aby zarządzanie flotą, za którą jest odpowiedzialny, było prawidłowym poziomie. Profesjonalne oprogramowanie systemów kontroli floty jest bardzo ważnym narzędziem, posiadającym szereg zalet. Pozwala przede wszystkim na zbieranie w jednym miejscu wszystkich danych dotyczących użytkowanych pojazdów. Sprawne zarządzanie flotą wiąże się bezpośrednio gromadzeniem wszelkich danych dotyczących zarówno samego pojazdu, jak i użytkownika samochodu, danych kosztowych, historii napraw czy powstałych szkód. Wprowadzając wszystkie dane do systemu zarządzania flotą możemy je poddać dalszej analizie, która pomoże nie tylko w oszacowaniu podstawowych kosztów ale również wskaże obszary, w których koszty można zmniejszyć. Oprogramowanie do zarządzania flotą daje możliwości łatwego generowania raportów dotyczących użytkowanej floty, gdzie możemy porównać koszty dla poszczególnych pojazdów, np. ilość zużytego paliwa z ilością pokonanych kilometrów, co pomoże wyeliminować ewentualne nadużycia. Mamy też pełen dostęp do dat i zakresu prac, jakie zostały wykonane w samochodzie oraz wartości faktur kosztowych. Pozwala to na porównanie zakresu prac, ilości zużytych materiałów czy stawki roboczogodziny. Często można spotkać się z praktyką zarządzania flotą wyłącznie na bazie Exell, co oprócz oczywistych ograniczeń wpływa również na mniejszą efektywność Fleet Managemetu. Jeśli w naszej firmie użytkowana jest mała flota samochodów lub nie posiadamy dedykowanego pracownika do opieki nad flotą, nie musimy być od razu skazani na zarządzanie flotą bez nowoczesnych narzędzi i braku kontroli nad kosztami. Możemy skorzystać z usługi “Outsourcing Zarządzania Flotą” gdzie wyspecjalizowana firma, taka jak Individual Fleet Solutions, zapewni nam rozwiązania flotowe z dostępem do wszystkich danych oraz narzędzia, jak np. mobilną aplikację dla użytkowników floty.

System do zarządzania flotą samochodową

Dobry system do zarządzania flotą pozwala na zbieranie i przechowywanie danych dotyczących całej floty samochodów, które są wykorzystywane w naszej firmie. Dla ułatwienia opiszemy to na przykładzie pojedynczego samochodu. Dane, jakie możemy gromadzić w systemie, to m.in.:

• Dane podstawowe samochodu: nr rejestracyjny, nr VIN, rok produkcji, data rejestracji, rodzaj paliwa, kolor, ilość miejsc, wersja wyposażenia itp.
• Terminy: przeglądów okresowych, wymian oleju, badań technicznych, ważności polis OC/AC, interwał wymian rozrządu, okres obowiązywania gwarancji, terminy ważności dowodu rejestracyjnego, termin zakończenia umowy leasingowej
• Przydziały: przydział pracownika/pracowników do samochodu, przydział samochodu do działu firmy lub oddziału firmy (miejsce powstawania kosztu)
• Informacje serwisowe: zlecenia serwisowe wykonane i zaplanowane z dokładną datą oraz zakresem prac, informacje o szkodach komunikacyjnych, informacje o oponach i ich lokalizacji, itp.
• Ubezpieczenia: informacje o polisach OC/AC, informację o terminach końca polis
• Koszty: koszty za przeglądy, koszty za zakup opon, koszty paliwa, koszty myjni, parkowania itp.
• Stany licznika: stany licznika z tankowania, stany licznika z badań technicznych, stany licznika z przeglądów, stany licznika z GPS (jeśli samochód jest wyposażony)
• Dokumentację: faktury, protokoły przekazania, dokumentację fotograficzną, mandaty, dane kart paliwowych itp.

Dobre systemy kontroli floty pozwalają na wprowadzenie wszystkich danych dotyczących samochodu oraz użytkownika/użytkowników i bieżące uzupełnianie ich o kolejne pozycje. Uzyskujemy w ten sposób rzeczywisty obraz użytkowanego samochodu, gdzie mamy w jednym miejscu szybki dostęp do wszelkich informacji. Fleet Manager uzyskuje szereg podpowiedzi systemowych, które informują o zbliżających się terminach przeglądów, badań technicznych, terminach końca polis OC/AC, terminach ważności dokumentów. Pozwala to na terminowe wykonywanie wszelkich czynności związanych z administracją czy serwisowaniem floty bez ryzyka przegapienia dat lub przekroczenia ilości kilometrów, co mogłoby wiązać się np. z utratą gwarancji, karą administracyjną lub konsekwencjami finansowymi. Z kolei mając dane dotyczące ilości tankowanego paliwa (które można importować np. z kart paliwowych) oraz dane dotyczące przebiegu samochodu - możemy oszacować średnie zużycie paliwa i wyeliminować ewentualne nadużycia. Nie sposób opisać wszystkich korzyści, jakie daje zarządzanie flotą przy wykorzystaniu oprogramowania flotowego, ale najważniejszymi cechami są możliwości gromadzenia danych i ich późniejszej analizy w postaci wszelkiego rodzaju raportów. Umożliwia to opiekunowi floty na optymalizację kosztów, zmniejszenie ryzyka oraz znaczną oszczędność własnego czasu.

Aplikacja mobilna do zarządzania flotą samochodową

Aplikacja mobilna jest ważnym uzupełnieniem systemu do zarządzania flotą. Oprócz możliwości dostępu do systemu w każdym miejscu dla Fleet Managera, możemy taką aplikację udostępnić również użytkownikom. Pozwala to na obustronną komunikację, zgłoszenie usterek czy wezwań serwisowych, wykonanie np. zdjęć uszkodzeń, które trafią bezpośrednio do systemu oraz wgląd w terminy i zakres prac dla kierowcy samochodu. Dzięki mobilnej aplikacji do zarządzania flotą możemy też w łatwy sposób tworzyć elektroniczne protokoły przekazania pojazdu zarówno przez osobę zarządzającą flotą, jak i pomiędzy samymi użytkownikami czy działami firmy. Możemy dopisać nie tylko uwagi powstałe przy przekazywaniu pojazdu, ale również wykonać zdjęcia uszkodzeń, zabrudzeń czy innych nieprawidłowości, które zostaną dodane do bazy danych. Jeśli samochód jest wyposażony w GPS, możemy też pobrać dokładny przebieg i wczytać go do protokołu bez konieczności jego ręcznego wpisywania. Wszystko to sprawia, że wydajnie zarządzana flota samochodów nie tylko może, ale powinna korzystać z udogodnienia w postaci aplikacji.

Brak systemu do zarządzania flotą

Jednym z największych mankamentów flot nieposiadających systemu do zarządzania flotą jest brak prawidłowej archiwizacji danych. Są one często gromadzone w różnych systemach, zaczynając od programów księgowych, raportów z kart paliwowych, raportów z GPS, a kończąc na wszelkich zestawieniach w Exell. Rozproszenie miejsc gromadzenia danych w znacznym stopniu zwiększa ryzyko braku prawidłowej kontroli nad powstającymi kosztami oraz powoduje, że część danych może być po prostu utracona. Przekłada się to na brak właściwej kontroli nad flotą, a do tego wydłuża czas potrzebny do zarządzania pojazdami.

Rekomendacje użytkowania systemu do zarządzania flotą

Właściwie w dzisiejszych czasach nie da się w wydajny sposób zarządzać flotą bez użytkowania odpowiedniego oprogramowania. Istnieją więc dwie dobre możliwości: możemy samodzielnie zakupić i wdrożyć oprogramowanie, co wiąże się jednak z trudnym wyborem spośród różnych systemów kontroli floty dostępnych na rynku oraz wydatkiem na samo oprogramowanie i szkolenia z obsługi, a także wydłużonym czasem wdrożenia systemu w firmie. Możemy również powierzyć opiekę nad naszą flotą wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, która z takiego systemu już korzysta. Polecamy więc każdemu przedsiębiorcy, aby przeanalizował zakup i wdrożenie profesjonalnego oprogramowania lub skorzystał z usługi Outsourcing Zarządzania Flotą, dzięki której najbardziej adekwatny system do zarządzania flotą zostanie wprowadzony przez specjalistyczną firmę zewnętrzną.