Aktualności
Sprawdź co u nas słychać!
Sprawdź co u nas słychać!
Aby odpowiednio podjąć decyzję, co będzie lepszym rozwiązaniem dla naszej firmy: zarządzanie flotą we własnym zakresie, czy może skorzystanie z usług wyspecjalizowanej firmy świadczącej usługi outsourcingu zarządzania flotą, czy lepiej zdecydować się na model hybrydowy - musimy na wstępie zrozumieć z czym wiąże się wydajny Fleet Management. A jest to nic innego, jak nadzór nad całym procesem życia samochodu w firmie. Zarówno odpowiedni dobór i zakup samochodów do floty, jak i późniejsza opieka serwisowa oraz administracyjna jest dość skomplikowanym procesem, nad którym warto mieć jak najlepszą kontrolę, gdyż koszty użytkowania samochodów w firmie stanowią znaczny udział w całości ponoszonych wydatków. Nawet mała flota samochodów potrafi wygenerować spore koszty, na które składają się min.: zakup lub finansowanie samochodów, koszty paliwa, koszty serwisów, koszty polis czy koszty zakupu i wymiany ogumienia. Dodatkowo prawidłowy nadzór nad pojazdami wymaga sporej ilości czasu i umiejętności, a także wypracowania odpowiednich rozwiązań. Jeśli zarządzanie flotą jest prowadzone w byle jaki i nieuporządkowany sposób spowoduje to wyższe koszty oraz da przestrzeń do nieprawidłowości i nadużyć. Dość często zdarza się, że opieką nad flotą liczącą od kilku do kilkudziesięciu samochodów zajmuje się pracownik niedysponujący odpowiednią wiedzą, który na co dzień ma znacznie szerszy zakres obowiązków, a zarządzanie flotą jest zepchnięte na boczny tor. Przed taką sytuacją warto przestrzec wszystkich, którzy chcą, aby ich firmowa flota samochodowa była sprawna, bezpieczna i pod właściwym nadzorem.
Fleet Manager jest odpowiedzialny za prawidłowy nadzór nad flotą samochodową w firmie, a jest to dość szeroki zakres zadań. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie flotą samochodów powinna w odpowiedni sposób zbudować strategię flotową. Wdrożyć na jej podstawie politykę flotową czy sam regulamin użytkowania samochodów w firmie, a następnie egzekwować wynikające z nich założenia. Osoba odpowiedzialna za flotę musi potrafić odpowiednio wybrać i skonfigurować samochody oraz negocjować wszystkie warunki zakupu samochodów, warunki finansowania, warunki polis OC/AC, umowy serwisowe czy inne warunki dotyczące wydatków na rzecz floty samochodowej. Do zadań flotowca będzie należało skoordynowanie wydania pojazdów czy ich późniejszej wymiany pomiędzy pracownikami lub zdanie przez użytkownika. Fleet Manager musi też sprawnie administrować flotą i szybko reagować na zmieniające się warunki. W codziennej pracy pojawia się wiele zadań dotyczących obsługi serwisowej samochodów, wykonywania przeglądów okresowych i gwarancyjnych, sezonowej wymiany opon czy zwykłych usterek, jak również zadań dotyczących obsługi szkód komunikacyjnych, które należy skoordynować, zapewniając cały czas mobilność. Ważną częścią pracy Fleet Managera jest również nadzór nad założonym budżetem oraz wprowadzanie rozwiązań optymalizujących koszty floty. Specjalista ds. floty zajmuję się też wycofaniem pojazdów z użytkowania, zaczynając od planowania procesu wymiany floty, po odpowiednie przygotowanie pojazdów do zdania lub sprzedaży. Fleet Manager powinien również kontrolować faktury kosztowe floty, decydować o akceptacji kosztów, ściśle współpracować z działem księgowości, HR czy samym Zarządem Firmy. Mnogość zadań oraz zakres niezbędnych umiejętności sprawia, że znalezienie i zatrudnienie wykwalifikowanego Fleet Managera z prawdziwego zdarzenia jest niezwykle trudne. Najczęściej osoby z takimi kwalifikacjami trafiają do bardzo dużych firm mających kilkaset pojazdów i zajmują się zarządzaniem flotą korporacyjną. Alternatywą jest skorzystanie z outsourcingu zarządzania flotą, gdzie zyskamy opiekę wykwalifikowanego Fleet Managera bez konieczności jego bezpośredniego zatrudnienia.
Zatrudnienie własnego pracownika do opieki nad firmową flotą samochodową jest dobrym rozwiązaniem, ale dedykowanym raczej dla firm posiadających co najmniej kilkadziesiąt lub kilkaset pojazdów. Dzieje się tak dlatego, iż znalezienie i zatrudnienie dobrego Fleet Mangera wymaga poniesienia kosztów comiesięcznej pensji, szkoleń, zapewnienia odpowiednich narzędzi pracy czy zakupu oprogramowania do zarządzania flotą. Wszystko to powoduje, że mając w firmie przykładowo dwadzieścia samochodów, koszt jaki wygeneruje pracownik zajmujący się wyłącznie administracją floty, będzie zbyt duży, a ilość obowiązków na tyle mała, że z całą pewnością otrzyma też inne zadania i finalnie opieka nad flotą nie będzie właściwa. Jeśli posiadamy większą ilość pojazdów, zatrudnienie pojedynczego Specjalisty ds. floty będzie już zasadne, jednak wciąż obarczone sporymi niedoborami, gdyż pojedynczy pracownik musi liczyć głównie na swoje umiejętności i działać trochę bez wsparcia, a dodatkowo w momencie urlopu czy choroby pracownika flota pozostanie bez opieki. Najlepiej sytuacja wygląda w firmach posiadających kilkaset samochodów, które mogą pozwolić sobie na kilkuosobowy dział floty. Wtedy zarządzanie flotą jest w rękach specjalistów, którzy mogą się nawzajem dzielić obowiązkami oraz wspierać się wiedzą. Taki model sprawdzi się dobrze, jeśli zadbamy tylko o dobry dobór specjalistów oraz zapewnimy odpowiednie narzędzia w postaci dobrego oprogramowania do zarządzania flotą.
Outsourcing zarządzania flotą zyskuje coraz większą popularność i podobnie jak outsourcing usług IT, usług marketingowych czy usług księgowych, jest rozwiązaniem dość elastycznym i daje możliwość dostępu do usług na wysokim poziomie dla wszystkich bez względu na wielkość przedsiębiorstwa. Gdybyśmy zadali pytanie, po co korzystać w ogóle z outsourcingu usług, odpowiedź jest prosta: dla oszczędności, jakie wygenerujemy i optymalizacji procesów. Decydując się powierzyć zarządzanie flotą zewnętrznej firmie, oszczędzimy sporo czasu i kosztów, skorzystamy również z już wypracowanych rozwiązań i unikniemy wielu błędów, jakie moglibyśmy popełnić. Profesjonalne firmy zajmujące się na co dzień doradztwem flotowym, oprócz doświadczenia i wiedzy mają w dodatkowo możliwość porównania naszej floty samochodów z innymi flotami, które na co dzień obsługują. Taka obsługa floty jest też prowadzona w znacznie większej skali, co daje nam dostęp do wyższych rabatów i pozwala na lepsze negocjacje warunków umów. Elastyczne zarządzanie flotą w formie outsourcingu usług pozwala nam zyskać opiekę Fleet Managera bez konieczności jego zatrudniania i ponoszenia znacznie wyższych kosztów. W zamian otrzymujemy natomiast wsparcie całej firmy wraz ze wszystkim rozwiązaniami i opieką 365 dni w roku. Decydując się na wybór partnera w zarządzaniu, możemy ustalić również odpowiedni dla Nas model współpracy, wybierając np. na pełne zarządzanie flotą lub częściowe zarządzanie flotą, gdzie część obowiązków powierzymy Naszym pracownikom. Bez względu na zakres współpracy zyskamy pewność że nasza flota nie pozostanie bez należytej opieki. Z doświadczeń firm, które zdecydowały się powierzyć opiekę nad flotą na zewnątrz, wynika, że znacznie zredukowały w ten sposób koszty i uzyskały lepszą mobilność floty. Mogły również poświęcić całą uwagę i czas swojej przeważającej działalności.
Outsourcing floty – korzyści jakie otrzymujemy
-sprawne zarządzanie flotą i opieka Fleet Manager bez względu na wielkość użytkowanej floty
-dostęp do technologii IT oraz sprawdzonych rozwiązań
-wyższe rabaty dla usług serwisowych, zakupu opon czy kosztów doposażenia
-rozliczenie w postaci jednej faktury
-świeże spojrzenie oraz dostęp do nowych pomysłów
-wdrożenie nowych rozwiązań które są już sprawdzone
-elastyczność zarządzania oraz brak konieczności poszukiwania wykwalifikowanych pracowników
Zarządzanie flotą w sposób hybrydowy sprawdzi się w firmach użytkujących duże floty pojazdów, które nie chcą tworzyć rozbudowanego działu floty, jak również w firmach, które chcą mieć własnego pracownika, ale mocno wesprzeć go w procesie opieki nad flotą. Połączenie pracy własnego Fleet Managera z zewnętrznymi usługami zarządzania flotą daje szereg korzyści wynikających z możliwości podzielenia zadań oraz wsparcia i dodatkowego spojrzenia, jakie otrzymamy. Uzyskamy przede wszystkim elastyczne rozwiązanie zapewniające bardzo dobrą opiekę nad flotą z jednoczesną redukcją kosztów. Mamy tutaj do dyspozycji uzupełniające i kontrolujące się nawzajem „etaty”, gdzie możemy w każdej chwili sterować ilością prac, którą zlecamy na zewnątrz lub wykonujemy we własnym zakresie. Firma zewnętrzna ma też cały dział floty, gdzie możemy korzystać z wiedzy wielu specjalistów i wypracowanych, sprawdzonych już rozwiązań.
www.ifsolutions.pl
