Aktualności
Sprawdź co u nas słychać!
Sprawdź co u nas słychać!
Audyt floty jest to sprawdzenie rzeczywistego stanu kondycji floty oraz procesów zarządzania flotą. W wyniku audytu otrzymamy niezbędną wiedzę która pomoże zoptymalizować koszty floty i usprawnić pozostałe działania związane z użytkowaniem pojazdów. Audyt floty pozwala na wyeliminowanie zarówno większych jaki z pozoru drobnych błędów, dzięki czemu można zredukować koszty oraz usprawnić administrowanie flotą. Audyt nie jest co prawda zajęciem specjalnie lubianym ale w Naszej ocenie jest tak samo potrzebny jak remanent magazynu którego zasadności wykonywania nikt zapewne nie podważy. Kontrole stanu floty można podzielić na wewnętrzną czyli wykonywaną własnymi siłami lub zewnętrzną którą przeprowadza wyspecjalizowana Firma Konsultingowa. Dzięki audytowi floty będziemy mogli sprawdzić przede wszystkim czy przestrzegana jest polityka flotowa, czy generowane koszty mieszczą się w założonym budżecie, czy koszty jakie generują poszczególne pojazdy nie są ponadnormatywne, czy przebiegi mieszczą się w granicach założeń, możemy skontrolować warunki umów leasingowych, stan wizualny i techniczny samochodów, stan wyposażenia i wiele innych pozycji które obejmują zarządzanie flotą. Zakres którym objęta jest kontra floty zależy jedynie od tego jak dużo informacji chcemy i potrzebujemy zgromadzić. Pamiętać należy jednak, że im więcej mamy informacji o stanie floty i o obszarach związanych z administracja floty tym efektywniej będziemy mogli zarządzać całym procesem. Bez względu na formę audyt floty warto przeprowadzać cyklicznie np. raz do roku co pozwoli nam na przeanalizowanie aktualnego stanu floty oraz ułatwi podjęcie decyzji o wprowadzeniu lepszych rozwiązań jakie usprawnią zarządzanie flotą.
Audyt floty wykonywany własnymi siłami jest doskonałą okazja do przeanalizowania obszarów administrowania flotą na które w codziennej pracy zazwyczaj brakuje czasu, a przyjrzenie się danym z całego okresu często prowadzi do wartościowych wniosków. Audyt floty może być przeprowadzony zarówno w prostej formie w której sprawdzane są podstawowe wskaźniki jak i w znacznie bardziej rozbudowanej wersji gdzie analizie poddawane są wszystkie dane jakie gromadzimy. Jeśli zdecydujemy się na audyt w prostej formie nie powinien on wymagać poświecenia znacznej ilości czasu, natomiast w przypadku wersji rozbudowanej zebranie i przeanalizowanie danych wiąże się już ze sporym nakładem pracy. Największą wadą wewnętrznego audytu floty najczęściej jest przeprowadzanie go przez tego samego fleet managera lub osobę z administracji która na co dzień sama zajmuję się opieką nad flotą i patrzy na cały proces w rutynowy sposób.
Decydując się na zewnętrzny audyt floty mamy więcej możliwości sprawdzenia obszarów zarządzania flota które Nas interesują, w tym wypadku mamy do dyspozycji doświadczonego audytora floty który ma zarówno obiektywne spojrzenie na wszystkie wartości składowe jak i doświadczenie z audytów flot samochodowych w innych Firmach. Daje nam to bezpośrednio możliwość porównania rozwiązań i procesów oraz kosztów jakie generuje Nasza Flota. Zewnętrzny specjalista będzie wsparciem zarówno dla Fleet Managera jak i Zarządu Firmy ponieważ oprócz doświadczeń i zdobytej wiedzy często świeże spojrzenie osoby spoza Firmy potrafi nakierować Nas na rozwiązania których wcześniej nie dostrzegaliśmy lub wahaliśmy się z podjęciem decyzji o ich wprowadzeniu. Posiadając dużą flotę i korzystając z usługi audytu wykonanej przez niezależną Firmę nie będziemy musieli angażować własnego czasu i energii, otrzymamy natomiast precyzyjne dane. Jeśli mamy małą flotę samochodów i nie dysponujemy osobą dedykowaną bezpośrednio do zarządzania flotą zewnętrzy audyt pomoże oprócz kontroli rzeczywistego stanu floty na usystematyzowaniem procesów administracji flotą. Proponujemy Firmom aby w celu zbadania stanu floty wybrały opcję pełnego audytu floty zaczynając od sprawdzenia stanu wizualnego i mechanicznego samochodów w warunkach parkingowych, kontroli stanu wyposażenia pojazdów, weryfikacji dokumentacji poszczególnych samochodów pod kontem kompletności i poprawności, analizie przebiegów, zużycia paliwa czy szkodowości, weryfikacji poprawności użytkowania aut zgodnej z wytycznymi Firmy, zweryfikowania założeń budżetowych, weryfikacji umów leasingowych i umów serwisowych oraz kontroli pozostałych ponad normatywnych wskaźników. Taki Audyt Floty pozwoli na pełną analizę oraz na przygotowanie na jej podstawie najkorzystniejszych rozwiązani jakie można wprowadzić w przyszłości.
Zewnętrzny Audyt Floty jest z reguły bardziej efektywny i pozwala na oszczędność czasu który można wykorzystać do realizacji codziennych zadań skupiając się na rozwoju Firmy. Wartością dodana będzie również ocena stanu Naszej floty przez osobę z zewnątrz mającą realne i obiektywne spojrzenie na cały proces. Otrzymamy gotowe narzędzia i rozwiązania oraz wsparcie przy ich wdrażaniu co pozwoli na optymalizację kosztów jak i sprawniejsze administrowanie flotą.
www.ifsolutions.pl
